Организация свадьбы: пошаговый план от опытного агентства

Определитесь с примерной датой и имейте в запасе как минимум еще два числа. За год многое может произойти.

Подробно поговорите друг с другом об идее — важно, чтобы вы были на одной волне, конечно, вариант, когда жених — Нео из «Матрицы», а невеста — индийская принцесса тоже возможен, но лучше достичь гармонии в концепции торжества. Так у вас будет больше понимания в вопросах декора, образов, наполнения вечера, меню и развлечений для гостей. Определите и запишите на бумаге центральную идею. Например, свадьба может быть стилизована под эпоху Чикаго 30-ых годов или фантастический фильм. Отталкиваться можно от любых хобби, кино, спорта, моды и трендов, пристрастий в музыке, книгах исторических реконструкциях. Конечно, возможен и классический вариант.

Уже сейчас напишите на бумаге список обязательных приглашенных с обеих сторон, так вы поймете, будет ли ваша свадьба камерной или многолюдной. Если со стороны невесты и жениха не планируется расширения списков, сохраните их и просто перечитывайте каждые пару месяцев, чтобы удостовериться в своем решении.

Какую цифру вы бы хотели и могли потратить на торжество? Только реальную, без надежды на «найдем». Кстати, специалисты агентства «Абетель» идеально ориентируются на рынке свадебных услуг, так что могут существенно сэкономить вам деньги.

Нет, их не надо сразу же выбирать, это даже вредно на данном этапе, если вокруг них не строится вся идея свадьбы. Стоит просто определиться (особенно невесте) — шьете ли вы на заказ или воспользуетесь услугами свадебных салонов. Тоже самое касается обуви, которую сейчас можно изготовить в единственном экземпляре под вас, и обручальных колец, если вы заказываете их у ювелиров. Это, конечно, требует больше денег и времени.

Если вы только обручились — выдохните! Устройте небольшую и несложную в организации вечеринку в честь этого события, не нагружайте себя мыслями о том, что нужно сделать 1001 дело к свадьбе. Для вдохновения подпишитесь на аккаунты знаменитых молодоженов и профессиональных организаторов — например, на социальные сети «Абетель».

Пора определятся с местом, если оно изначально не было выбрано и от него не «выросла» вся концепция.

На этом этапе должны сойтись воедино решения о месте проведения праздника и генеральной линии концепции. Одно не должно противоречить другому, а поэтому, вам стоит изучить множество мест, подходящих для вашей идеи, прочесть о них отзывы, ознакомится с примерным меню, наличием зала, веранды или сада для свадьбы — а лучше позвонить в каждое, а еще лучше — съездить, узнать цены, пройти все своими ногами. Эту сложную оценочную работу вполне можно доверить свадебным координаторам из «Абетель».

Сейчас следует написать список обязательных атрибутов и заниматься им параллельно с основными приготовлениями: фотограф (или 2 в случае масштабного торжества), видеооператор (или несколько), те, кто будут потом обрабатывать фото и видео — ознакомьтесь с компаниями, предоставляющими эти услуги и специализирующимися именно на свадьбах. Так как и фото и видео съемка, например, концерта или музыкального фестиваля, требует специфических навыков, как и свадебное торжество, а от умений фотографов и операторов зависит «ваша память».

Этим можно озаботиться сейчас, причем неважно, где вы женитесь — в России или за рубежом. Страховым случаем может явиться все — от отсутствия одного из брачующихся до плохой погоды или неявки важного лица.

Как и страхование требует серьезного документального подхода. Если вы сами не юристы, однозначно нужно обращаться к профессионалам.

Транспорт — не тот, что для гостей, а для себя — будут ли карета или лимузины, нужен ли дополнительный декор авто или особые средства передвижения, например, яхта или даже парОм. Свадебный торт — большой и многоуровневый или лаконичный, дизайнерский или из предложенных кондитерами вариантов?

Начинаем планировать самые основные активности на свадебной площадке для гостей. На этом же этапе можно включить в сценарий бутафорскую регистрацию брака, а следовательно, имейте в виду дизайн, место, музыку, рассадку людей и так далее. Все это еще предстоит описать детально.

Пропишите как можно больше информации о декоре, сервировке, еде, подарках для гостей, общей идее, развлечениях, музыке, обо всем, что вспомните и приходит на ум.

• "Очень важно, чтобы свадебный декор создавался индивидуально, без шаблонных решений и готовых «пакетов» - говорят специалисты - дизайнеры и декораторы "Абетель" и, даже, если ваша идея в изготовлении стОит "немного" больше того, что вы запланировали, дело профессионала - найти способы оптимизации бюджета или предложить другие варианты, подходящие под концепцию. Можно также и воспользоваться прокатным реквизитом, чтобы соответствовать концепции, но в этом случае нужно тщательно продумать способы индивидуализации. Кстати, декорации и оборудование на прокат - отличный выход для оптимизации бюджета.
  
  

Пора ехать на место и выяснять техническое оснащение площадки, составлять примерное свадебное меню, проверять и обговаривать мебель, посуду, наличие достаточного количества людей для обслуживания торжества.
Обратите особое внимание на внешний вид персонала, освещение помещения, музыкальное оснащение и возможность подключения живого звука и ди-джейского пульта, наличие установок для светомузыки, дыма, видеосопровождения, даже караоке, если таковое планируется. Возможно, вам придется самим брать в аренду какое-либо оборудование или доверить это менеджерам площадки. Только не забудьте, что свадьба-то ваша, поэтому контролировать все придется вам (если вы так и не решились воспользоваться услугами агентства) и оформлять все просьбы и пожелания необходимо на бумаге!

Изучите музыкантов и их стоимость. Обычно, эти сведения можно найти в интернете. Так вы можете хотя бы примерно себе представить расходы на развлекательную часть.

Пора детально планировать свадебный торт, найти кондитера, обговорить дизайн, вкус, условия работы. И следует обязательно согласовать условия доставки торта и момент, в который ответственность за внешний вид торта переходит с кондитера на вас.

Отдохните от забот — запланируйте поездку в медовый месяц — изучите предложения, активности и развлечения, помечтайте, пофантазируйте, порадуйтесь скорому отдыху.

Второй этап составления списка приглашенных. На 80% он уже не будет меняться.

Будет ли у вас дополнительная фотосъемка? Например, в агентстве «Абетель» команда профессиональных стилистов и фотографов проводит для желающих романтическую и трогательную фотосессию «Утро невесты». Бывает, что она случается и не в утро церемонии вовсе, чем четче вы спланируете день торжества и съемку, в том числе, тем спокойнее и увереннее вы будете себя чувствовать. На этом этапе необходимо внести четкие тайм-коды перемещений гостей. Да, вы пока точно не знаете время регистрации брака, но вы можете заложить интервал, например, на поездку после ЗАГСа в парк или на небольшой фуршет на городской смотровой площадке. Вы должны сейчас четко понять, все ли задуманное вы успеете, насколько хватит вашей энергии и времени.

Решение о том, что будет в этот день, также должно сопровождаться бюджетированием. Возможно, узнав расценки на предоставление живого оркестра из 15 человек, вам захочется обойтись одной ведущей скрипкой или сменить концепцию кардинально. Да и такое может случиться, сейчас еще есть время все изменить. Итак, за 8 месяцев до свадьбы вы должны себе примерно представлять бюджет, ход дня и количество человек на торжестве, а также — свои наряды, стиль декора и свадебного торта, логистику.

Выбор сервировки столов гостей и жениха с невестой, дополнительных элементов декора, заказ эксклюзивной посуды — если таковая нужна.

Пора начинать шить или заказывать декоративные элементы для украшения площадки, делать эскизы для декораций бутафорской регистрации брака, а также для особых активностей — возможно, ваша свадьба будет разделена на зоны — например, лето-зима, вода-огонь, мода 20ых годов прошлого века и нынешнего, может понадобиться красивая арка, нужна организация мест для рассадки, дорожки для торжественного прохождения невесты. С этим могут также справится профессиональные дизайнеры торжеств из агентства «Абетель».

Не забываем о своих свадебных нарядах, если это дизайнерское платье — процесс его изготовления требует контроля и несколько предварительных примерок.

Выберите студию, инструктора, начните разучивать материал, приучать свое тело красиво двигаться. Не забывайте делать скидку на то, что вы будете в свадебных нарядах. В кринолиновых платьях рок-н-ролл танцевать не совсем удобно, скорее — совсем не удобно.

Определитесь окончательно со списком приглашенных и тех, кто будет с вами на регистрации, если она будет проходить в ЗАГСе.

Продумайте транспортную логистику для перемещений, заключите договора с транспортной компанией, а также не забудьте про декор авто, если это предусматривает концепция, на данном этапе, вы уже сможете четко определить и проработать все детали, связанные с транспортом.

Не забудьте про приятные и важные мелочи для регистрации — шампанское, бокалы, сладкое, цветы.

Следует разработать дизайн пригласительных и карточек save the date, определиться с их количеством, отправить в печать и разослать первую партию карточек с датой всем гостям, чтобы они планировали участие в вашем торжестве. Это лишь предварительная рассылка, приглашения на свадьбу можно рассылать и за месяц. Кстати, если ваша свадьба концептуальная или стилизованная — самое время сообщить об этом будущим гостям, чтобы они успели подготовится и выбрать подарки.

Подключаем подружек невесты, сообщаем концепцию, цветовую гамму нарядов, помогаем с выбором платьев. С друзьями жениха — та же история.

Если предполагается этот обряд, важно помнить, что венчаться могут только лица, вступившие в законный брак. Поэтому очень часто после процедуры регистрации в ЗАГСе молодожены едут в церковь. О времени и дате необходимо позаботиться заранее, так как венчания проводятся в особые дни, согласно церковному порядку.

На этом этапе лучше выбрать себе надежного помощника, потому что чем ближе торжество, тем больше процессов необходимо контролировать, а кроме того, нужен надежный человек, который будет следить за ходом самого торжества и отвечать на вопросы персонала, ведущего и всех задействованных служб. Таких людей профессионально называют организатор и распорядитель свадьбы. Если вы не представляете себе, кто этот человек и какими качествами он должен обладать — прочтите статью на сайте «Абетель"

Приятная обязанность — заказать билеты на медовый месяц. Спланировать отпуска, программу поездки.

Сейчас следует окончательно утвердить с тайминг дня, для того, чтобы появилась конкретика в отношении всех задействованных служб и приглашенных артистов.

Размер гонорара и планирование выступлений у музыкантов тем больше и сложнее, чем они здезднее. Надо учитывать это и выбирать оптимальный вариант. Если речь идет о небольшом живом оркестре — это легче, чем пригласить известного певца. Графики гастрольных туров очень жесткие, а райдеры иногда требуют подготовки к выступлению не меньше, чем к свадьбе. Не забываем про ди-джея, музыкальное сопровождение на сбор гостей, выездную регистрацию, активности и фонограмму свадебного танца.

Заказать музыкантов — полдела. Надо обязательно проговорить программу выступления, связать менеджмент артиста с площадкой для четких технических доработок по райдеру и, конечно, все процессы контролировать.

Сценарий к этому моменту на 95% должен быть закончен. Предусмотрите развлечения для детей и взрослых, а следовательно — аниматоров и развлекающих артистов.

Этот пункт должен решиться чем раньше, тем лучше. Вам придется отсмотреть портфолио многих кандидатов, закрепить документально оказание услуг ведущего.

Процентов на 80 к этому времени юридические документы со всеми подрядчиками должны быть заключены.

Проработка четкого меню и выбор достаточного количества персонала. Решение вопроса о парковке, предоставление ресторану или выездному кейтерингу четкого количества и видов напитков, детальная проработка блюд, учитывая, что лучшая подруга — веган, а у дедушки — специальная диета.

Время заказать к нужной дате свадебный торт, оговорить время его доставки, подачи.

Если таковые будут — выбирайте место, время, составляйте списки участников и развлечений. Оповестите гостей. Это легче, чем организовать свадьбу, но все же требует небольшой подготовки.

Отличная идея — сделать небольшой одностраничный сайт вашей свадьбы и оповещать обо всех важных событиях гостей. Технологии на службе у любви. Там будет дата, информация о месте, времени, концепции, предварительных приготовлениях и транспортной логистике для гостей. Схема места, навигатор — в общем, все те милые вещи, создающие удобство и безупречную репутацию в глазах приглашенных. А еще — туда же можно поместить wishlist подарков. Также можно организовать sms оповещения для важной информации о свадьбе для гостей. Распланируйте их в своем свадебном календаре.

Если есть потребность — самое время проконсультироваться в церкви о процедуре венчания, вместимости помещения, необходимых атрибутах. Досадная мелочь — например, невеста без покрытой головы в церкви, может доставить много хлопот. Следует предусмотреть все.

Если ваше свадебное платье и костюм почти или совсем готовы — пора заняться поиском стилиста для прически, макияжа и подбора аксессуаров и украшений. Продумайте все — от маникюра, до бутоньерки жениха.

Рекомендуем заказать репетицию свадебного макияжа и прически. Так вы избежите неожиданностей в день свадьбы.

Транспортная логистика на этом этапе должна быть окончательно сформирована, и вы должны быть уверены, что у всех гостей будут такси, количество человек соответствует посадочным местам и ваши личные авто будут готовы.

Время изготовить или приобрести обручальные кольца. Теперь, после детального продумывания образов, вам будет легче определиться с выбором.

Если приглашения еще не отданы в печать - самое время это сделать. Печать в среднем может занять неделю-полторы. Обязательно проверьте сигнальный экземпляр и "подпишите" именно его, если он вас устраивает.

Продумайте милые подарки для родителей, друзей, сюрпризы для гостей. Это могут быть простые безделушки, но они останутся на память у ваших гостей и будут напоминать о торжестве. Если вы заказываете что-то онлайн, не забывайте про время доставки.

Если есть возможность, следует продегустировать меню и еще раз пройтись по количеству и качеству еды и напитков с провизором ресторана или кейтеринговой компании.

Ваши наряды должны быть окончательно готовы, к ним подобраны аксессуары, платья подружек невест — в процессе или уже есть. На этом сроке должна обязательно состояться примерка свадебного платья, если вы планируете еще, например, похудеть — предусмотрите это и назначьте финальную примерку за 3 недели до торжества.

Если требуется изготовление каких-либо декораций — самое время проверки и окончательного подбора всего, что требуется.

Составьте подробную адресную базу гостей, чтобы отдать ее в курьерскую службу. Учитывайте иногородних и время доставки приглашений до других регионов и стран. Продумайте конверты под приглашения.

Время писать свадебные речи и клятвы, если таковые предполагаются, готовить друг другу сюрпризы. Главное, чтобы на это хватило сил и времени.

Встреча с вашими фотографами и операторами. Лучше — на площадке с эскизами от дизайнера, таймингом дня. На этом этапе четко проговариваются детали съемки, обязательные кадры, отдельные точки для жениха, невесты и гостей. Не забудьте про детей и даже животных, если кто-то придет на торжество со своей любимой собачкой. Оговорите обязательно количество обработанных фотографий, их варианты разрешения, видео формат фильма о свадьбе, графику к нему. Любые мельчайшие детали могут изменить впечатление о вашем торжестве. Это то, что останется на долгую память — следует подойти к этому довольно серьезно.

Пара репетиций свадебного танца в платье и костюме. Вы должны прочувствовать движения в одежде, чтобы ощущать себя комфортно и свободно на торжестве.

Рассылка приглашений, получение подтверждения и составление списка гостей.

Составление плана рассадки гостей.

Обязательно назначьте ответственного за день свадьбы и дайте ему координаты всех подрядчиков, список гостей и планы площадки и рассадки, а также тайминг. Поверьте, в день свадьбы, вам это совсем ни к чему, поэтому здесь просто необходимо делегировать полномочия и кому-то отдать бразды правления.